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個人情報保護方針

当社は、個人情報保護の重要性に鑑み、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)その他の関連法令・ガイドライン等を遵守して、個人情報を適正に取扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
当社は、個人情報の取扱いが適正に行われるように従業者への教育・指導を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱いおよび安全管理にかかる適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。
なお、お客さまの個人情報のうち「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づく、特定個人情報(個人番号をその内容に含む個人情報をいいます)の取扱いにつきましては、別途定める「特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針」によるものとします。

【当社の名称・住所・代表者の氏名】
吉備興業株式会社
〒700-0823 岡山市北区丸の内2-10-17
代表取締役 塩飽和志


1.個人情報の取得・利用

当社は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得・利用します。


2.個人情報の利用目的

当社は、保険代理業と不動産賃貸業を営んでおり、保険会社から保険募集業務の委託を受けて取得した個人情報と不動産賃貸業を通じて取得した個人情報を下記業務の遂行に必要な範囲内で利用します。また、当社は複数の保険会社と取引があり、保険代理業を通じて取得した個人情報を取引のある他の保険会社の商品・サービスをご提案するために利用させていただくことがあります。なお、その他の目的に利用することはありません。

  • 【保険代理業】
    損害保険、生命保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等の保険会社の業務
  • 【不動産賃貸業】
    オフィスビル賃貸業、駐車場業およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等の不動産賃貸会社の業務

上記の利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面(電磁的記録を含む。以下同じ。)等により通知し、またはホームページ等により公表いたします。
当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページに記載してあります。


3.個人データの安全管理措置

当社は、取扱う個人データ(個人情報データベース等を構成する個人情報をいいます)の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程等の整備および実施態勢の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じています。

安全管理措置の主な内容は、以下のとおりです。

  1. 基本方針の策定
    個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等について本保護方針において定めています。
  2. 個人データの取扱いに係る規程の整備
    取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について「個人情報保護規程」をはじめ各種取扱規程において定めています。
  3. 組織的安全管理措置
    (ア)個人データの取扱いに関して社内統括を行う管理責任者および管理統括部署を設置するとともに、本部および各営業拠点には管理者を配置し、関係法令等や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合には統括部署への報告連絡体制を整備しています。
    (イ)個人データの取扱状況について、定期的に自主点検を実施するとともに監査部(被監査部門から独立した部署)による監査を実施しています。
  4. 人的安全管理措置
    (ア)個人データの取扱いに関する留意事項について、定期的な研修や社内示達により従業者に教育と周知を行っています。
    (イ)個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載するとともに、従業者より退職後も有効な機密保持に関する誓約書の提出を受けています。
  5. 物理的安全管理措置
    (ア)個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理および持込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
    (イ)情報端末には個人データが保管されない仕組みを講じるとともに、電子記録媒体および書類等の盗難または紛失を防止するため、施錠可能なキャビネットや金庫等に保管しています。
  6. 技術的安全管理措置
    (ア)情報システムを使用する従業者を識別・認証するとともに、適正なアクセス制御により従業者が取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
    (イ)個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウエアから保護する仕組みを導入しています。


4.委託先の監督

個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。


5.個人データの第三者への提供および第三者からの取得

当社は、個人データを第三者に提供するにあたり、次の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。


6.センシティブ情報のお取扱い

当社は、要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報等をいいます)ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する情報(以下「センシティブ情報」といいます)については、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
  4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
  5. 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  6. 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  7. 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合

7.個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正等、利用停止等

個人情報保護法に基づく保有個人データに関する開示、訂正等または利用停止等に関するご請求については、ご請求者がご本人であることをご確認させていただいたうえで手続きを行います。保険会社や他社の保有個人データに関しては当該会社に対してお取次ぎいたします。当社の保有個人データに関し、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。


8.個人情報の取扱いに関するお問い合わせ先

個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談に適切・迅速に対応いたします。
連絡先は下記のお問い合わせ窓口となります。なお、ご照会者がご本人であることを確認させていただいたうえで、対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。

 【お問い合わせ窓口】
吉備興業株式会社 本社 事務管理部
電話番号:  086-222-7483
受付時間:  9時~17時(土・日・祝日休み)
ホームページ:  https://www.kibikogyo.jp

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